Sekretär (m/w/d/u) für den Hauptgeschäftsführer und das Präsidium

Am Standort Berliner Allee 17 ist ab dem nächstmöglichen Zeitpunkt eine unbefristete Vollzeitstelle als

Sekretär (m/w/d/u) für den Hauptgeschäftsführer und das Präsidium

**** zu besetzen.
Ihre Aufgaben und Zuständigkeiten sind insbesondere:
Ihr anspruchsvoller und vielseitiger Tätigkeitsbereich umfasst neben allgemeinen Verwaltungstätigkeiten die eigenständige Bearbeitung und eigenverantwortliche Erledigung sämtlicher, üblicher Sekretariatsaufgaben sowie vielfältiger, organisatorischer Aufgaben.

• Allgemeine Büroorganisation, Terminplanung, Terminkoordination und -vereinbarungen, Pflege des Terminkalenders sowie flexibler Umgang auch mit kurzfristigen Änderungen für die Präsidiumsmitglieder und für den Hauptgeschäftsführer
• Planung des Tagesgeschäfts und aller Termine im Haus und außer Haus des Präsidenten und des Hauptgeschäftsführers mit Ehrenamtsträgern, Mitarbeitenden (auch der PSG) sowie mit externen Organisationen und Akteuren, Vorbereiten seiner Unterlagen und der Tagesarbeitsmappen
• Organisieren und Vorbereiten der Sitzungen des Hauptgeschäftsführers, Terminorganisation, Vorbereiten von Tagungsräumen einschließlich benötigter Zuschaltungen, in Einzelfällen Einspielen von Präsentationen
• Organisieren von Veranstaltungen in Abstimmung mit relevanten Stellen im Hause
• Empfang und Bewirtung von Gästen
• Führung und Pflege des Adressverteilers des Hauptgeschäftsführers
• Bearbeitung, Filterung, Priorisierung und Weiterleitung von internen und externen Schriftstücken, E-Mails, interner und externer Anfragen und von Informationen für die Mitglieder des Präsidiums, den Hauptgeschäftsführer und ggf. seinen ständigen Vertreter
• Pflege des analogen und des digitalen Ablage- und Archivsystems des Hauptgeschäftsführers
• Vollzug von Unterschriftenverfahren für den Präsidenten, Hauptgeschäftsführer, Vizepräsident und die Vizepräsidentin
• Reiseplanung und -organisation für Präsidiumsmitglieder, Hauptgeschäftsführer und den Fahrdienst einschließlich der Erstellung des Fahrerplans
• Grußworte und damit zusammenhängende Urkundenausstellungen für Präsidiumsmitglieder und Hauptgeschäftsführer organisieren
• Ausrichtung von Geburtstagseinladungen (Geburtstagsrunden)
• Organisation von Präsenten, Weihnachtsgestecken, Blumen
• Glückwunsch- und Kondolenzschreiben fertigen
• Zuarbeit für die Assistentin des Hauptgeschäftsführers, insbesondere im Gremienmanagement
• Die Übertragung weiterer/anderer Aufgaben bleibt stets vorbehalten.

Ihr Profil

• eine abgeschlossene Berufsausbildung in der öffentlichen Verwaltung oder im kaufmännischen Bereich verbunden mit einer sehr hohen Leistungs- und Einsatzbereitschaft sowie einer vollumfänglichen Identifikation zur Arbeit
• nachgewiesene Berufserfahrungen im Sekretariat und Erfahrung in der Büroorganisation
• profunde MS-Office Anwendungskenntnisse (Word, Excel, Outlook und PowerPoint)
• eine sehr gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift sowie sehr gute Deutschkenntnisse
• ein selbstbewusstes, freundliches und korrektes Auftreten

Sie sind eine dauerhaft belastbare und verantwortungsbewusste Persönlichkeit und haben die Fähigkeit, sich schnell und sicher in das Aufgabengebiet einzuarbeiten. Eine zielgerichtete Kommunikationsfähigkeit sowie ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein runden Ihr Profil ab.
Das Entgelt bemisst sich nach der Entgeltgruppe 6 TV-L.
Sie haben Interesse?
**** Bitte richten Sie bis zum 07.01.2025 eine aussagefähige, elektronische (mit einer PDF-Datei an: personal@hwk-hannover.de) oder schriftliche Bewerbung an die Abteilung Personal.
Hannover, 17.12.2024

Handwerkskammer Hannover
Abteilung Personal
Berliner Allee 17
30175 Hannover