Sekretär (m/w/d)

Start: November 2024
Dauer: 36 Monate
Auslastung: Fulltime (40h)
Lokation: Bremen (Remote ggf. nach Absprache möglich)
Vertragsart: Arbeitnehmerüberlassung

Aufgaben

• Organisation des Sekretariats inklusive Koordination und Überwachung der Vorgänge im Sekretariat
• Unterstützung der/des Vorgesetzten bei administrativen und organisatorischen Aufgaben nach entsprechender Abstimmung
• Verwaltung und Beschaffung von Büromaterial und -ausstattung sowie Organisation von Umzügen oder innerbetrieblicher Transporte
• Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen
• Bearbeitung von Dienstreiseanträgen, -genehmigungen und Dienstreiseabrechnungen in SAP
• Administrative Vorbereitung und Planung von Konferenzen, Workshops, Besprechungen (in- und extern), Organisation von Reisen im In- und Ausland (Hotel, Flüge, Mietwagen, etc.), Betreuung und Bewirtung von Gästen
• Erstellung von Präsentationen, Berichten und Übersichten überwiegend nach Vorgabe
• Erledigung anfallender Korrespondenz, Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten in Deutsch und Englisch überwiegend nach Vorgabe
• Sichtung und Aufbereitung der E-Mails/Eingangs-/Ausgangspost sowie Verteilung nach Dringlichkeit und Zuständigkeit
• Verwaltung der Sekretariatsablage
• Protokollführung in Besprechungen
• Erstellung von Vorgaben für einen / die Sekretäre im zugeordneten Bereich (z.B. Ablagestruktur)

• Proaktive Zusammenarbeit und Abstimmung mit den restlichen Sekretariaten des Bereichs "Software Entwicklung"

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbar
• Mehrjährige Erfahrung im Sekretariat
• Gute englische Sprachkenntnisse (Wort und Schrift)
• Gute SAP Kenntnisse
• Sehr gute Anwendungskenntnisse in MS Office
• Hohes Organisationsgeschick auch unter hoher Belastung
• Zielorientierte und selbständige Arbeitsweise, hohe Einsatzbereitschaft und Eigeninitiative
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung
• Team- und Kommunikationsfähigkeit
• Souveränes und freundliches Auftreten