Sekretär (m/w/d)

Start: September 2024
Dauer: 24 Monate
Auslastung: Fulltime
Lokation: Remote & Bremen (1-2 Tage Remote die Woche möglich)
Vertragsart: Arbeitnehmerüberlassung

Aufgaben

• Organisation des Sekretariats inklusive Koordination und Überwachung der Vorgänge im Sekretariat

• Unterstützung der/des Vorgesetzten bei administrativen und organisatorischen Aufgaben nach entsprechender Abstimmung

• Verwaltung und Beschaffung von Büromaterial und -Ausstattung sowie Organisation von Umzügen oder innerbetrieblicher Transporte

• Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen

• Bearbeitung von Dienstreiseanträgen, -Genehmigungen und Dienstreiseabrechnungen in SAP

• Administrative Vorbereitung und Planung von Konferenzen, Workshops, Besprechungen (in- und extern), Organisation von Reisen im In- und Ausland (Hotel, Flüge, Mietwagen, etc.), Betreuung und Bewirtung von Gästen

• Erstellung von Präsentationen, Berichten und Übersichten überwiegend nach Vorgabe

• Erledigung anfallender Korrespondenz, Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten in Deutsch und Englisch überwiegend nach Vorgabe

• Sichtung und Aufbereitung der E-Mails/Eingangs-/Ausgangspost sowie Verteilung nach Dringlichkeit und Zuständigkeit

• Verwaltung der Sekretariatsablage

• Protokollführung in Besprechungen

• Erstellung von Vorgaben für einen/ die Sekretäre im zugeordneten Bereich (z. B. Ablagestruktur) Anmeldung, Empfang, Bewirtung usw. von unseren Kunden, Organisation Restaurantbesuche sowie Vorbereitung von Besprechungen und Sitzungen (Räume, Bewirtung, sonstige Raumausstattung)

• Bearbeitung von Visaanträgen und Versicherungen

• Durchführung von Inventuren

• Durchführung von Recherchen, bewerten und aufbereiten der Inhalte und vorbereiten von Entscheidungen

• Fachliche Unterstützung und Entlastung des/der Vorgesetzten

• Unterstützung des/der Vorgesetzten im Rahmen von Projekten oder Abwicklung interner Klein-Projekte nach Abstimmung

• Koordination, Überwachung und Planung aller abteilungsinternen Termine und Terminplanung des Vorgesetzten

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbar

• Mehrjährige Erfahrung im Sekretariat

• Gute englische Sprachkenntnisse (Wort und Schrift)

• Gute SAP Kenntnisse
• Sehr gute Anwendungskenntnisse in MS Office

• Souveränes und freundliches Auftreten