Sachbearbeitung im Bereich „Kreistagsbüro und Wahlen“

Im Referat 1 „Kreistags und Öffentlichkeitsarbeit“ suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Mitarbeiter*in für die

Sachbearbeitung im Bereich
„Kreistagsbüro und Wahlen“

- Entgeltgruppe 9c TVöD / Besoldungsgruppe A 10 NBesG-

mit einer regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit von 39 bzw. 40 Stunden.

Die Stelle ist grundsätzlich für mobiles Arbeiten geeignet.

Ihre wesentlichen Aufgaben:

• Verwalten und Betreuen politischer Gremien
  • Vorbereiten von Beschlussvorlagen zur Gremienbildung,
  • Bearbeiten von Anfragen und Anträgen in Abstimmung mit der Verwaltungsleitung.
• Sitzungsdienst
  • Planen und Organisieren von Kreistags- und Ausschusssitzungen, einschließlich Erstellen und Versenden der Sitzungsunterlagen, Führen des Protokolls in den Sitzungen des Kreistages und des Kreisausschusses im paritätischen Wechsel mit der Kollegin sowie Verwalten des Kreistagssitzungssaales und der eingesetzten Medientechnik.
• Kreistagsinformationssystem (ALLRIS)
  • Pflegen und Betreuen des Systems,
  • Schulen der Nutzer,
  • Abrechnen von Sitzungsgeldern und Aufwandsentschädigungen.
• Wahlsachbearbeitung
  • Organisation und Durchführen von Europa-, Bundestags-, Landtags- und Kommunalwahlen, inklusive Prüfen der Wahlvorschläge, Ermittlung der Wahlergebnisse und Abrechnen der Wahlkosten.
• Bearbeiten von rechtlichen Angelegenheiten
  • Klären kommunalrechtlicher Fragen
  • Pflegen und Anpassen der Hauptsatzung, Entschädigungssatzung und Geschäftsordnung.
• Bearbeiten von Finanzangelegenheiten
  • Berechnen und Abrechnen von Sitzungsgeldern, Fahrtkosten, Fraktionszuwendungen und Wahlkosten. 

Wir bieten Ihnen als Ihr Arbeitgeber:

• Eine sichere Zukunftsperspektive durch ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis,
• flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten zur Unterstützung der Vereinbarkeit von Familie und Beruf, u.a. durch mobiles Arbeiten,
• gute Fortbildungsmöglichkeiten für Ihre persönliche Weiterentwicklung,
• vielfältige Angebote zur Gesundheitsförderung,
• Parkmöglichkeiten in der hauseigenen Tiefgarage,
• leistungsgerechte Bezahlung nach Entgeltgruppe 9c TVöD bzw. Besoldungsgruppe A 10 NBesG,
• im Tarifbereich Jahressonderzahlung, leistungsorientierte Bezahlung und Zusatzversorgung (VBL),
• einen Zuschuss zum Jobticket und die Möglichkeit zum Bike-Leasing,
• einen Arbeitgeberzuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge.

Das bringen Sie mit:

• Die Ausbildung zur* bzw. zum* Verwaltungsfachangestellten* und den erfolgreichen Abschluss des zweiten Angestelltenlehrgangs oder
• die Befähigung für das erste Einstiegsamt der Laufbahngruppe 2 (ehemals gehobener Dienst) in der Fachrichtung Allgemeine Dienste.
• Wünschenswerterweise verfügen Sie über einschlägige berufsbezogene Erfahrungen sowie über eine mehrjährige Erfahrung in einer Position innerhalb der öffentlichen Verwaltung oder in einer ähnlichen administrativen Rolle.
• Erfahrungen in Bezug auf die konkreten Aufgaben, insbesondere im Umgang mit politischen Vertretungen und in der Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen und externen Ansprechpartnern und Verständnis für das Kommunalrecht sowie kommunale Verwaltungsstrukturen und –prozesse sind vorteilhaft.
• Sie verfügen über EDV-Anwendungskenntnisse (MS Office, Videokonferenzsysteme), Erfahrungen in der Nutzung von Kollaborationstools und Plattformen für die Zusammenarbeit im Team (MS Teams, Slack, Trello), Kenntnisse in der Nutzung von Medientechnik für Präsentationen und Sitzungen (Video- und Audiotechnik, Beamer),
• Erfahrungen in der Nutzung und Verwaltung von ALLRIS oder vergleichbaren Verwaltungssoftware-Systemen sowie von votemanager oder anderen Wahlsoftwares und Kenntnisse im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen sind vorteilhaft, soweit Erfahrungen fehlen wird die Bereitschaft zur zügigen Einarbeitung erwartet.
• Die Fähigkeit zur effizienten Planung und Koordination von Sitzungen, Wahlen und anderen administrativen Aufgaben, unter anderem im Hinblick auf Zeitpläne und Ressourcen.
• Sie verfügen über eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise mit einem hohen Maß an Eigenverantwortung.
• Sie sind in der Lage, sich schriftlich und mündlich klar und präzise auszudrücken zu können und in Verhandlungen mit verschiedenen Interessengruppen angemessen und erfolgreich zu kommunizieren und Kompromisse zu finden.
• Die Fähigkeit, in einem Team zu arbeiten und effektiv mit anderen zusammenzuarbeiten, ist unerlässlich.
• Es gelingt Ihnen, sich schnell an wechselnde Anforderungen anzupassen und auch unter zeitlichen Druck, insbesondere während der Wahlen oder bei der Vorbereitung von Sitzungen, eine hohe Leistungsqualität aufrechtzuerhalten.
• Sie sind fähig, komplexe Informationen zu analysieren und präzise Berichte und Protokolle zu erstellen.
• Ein sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen und sensiblen Daten ist unverzichtbar.

Sonstige Hinweise:

Der Landkreis Northeim ist bestrebt, den Anteil von Männern in Bereichen zu erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Männer werden deshalb ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.

Nähere Auskünfte zum Aufgabengebiet erhalten Sie durch die Fachbereichsleitung, Herrn Niemeyer, (Tel. 05551 / 708 – 374). Auskünfte zum Bewerbungsverfahren erhalten Sie durch Frau Langer, Ressort 2.1 „Personal“, (Tel. 05551 / 708 – 652).

Wetterlagen wie Wald- und Flächenbrände, Stürme, Starkregenereignisse, Stromausfälle, die Situation in der Ukraine und die allgemeine weltpolitische Lage zeigen, wie wichtig eine Vorbereitung auf Krisen und Katastrophen ist. Als untere Katastrophenschutzbehörde ist der Landkreis Northeim u.a. für die vorbereitenden Katastrophenschutzplanungen sowie die Einrichtung eines Katastrophenschutzstabes zuständig. Ziel ist es, einen dauerhaft einsatzfähigen Katastrophenschutzstab aufzustellen, auszubilden und weiter zu entwickeln.

Für das Team des Katastrophenschutzstabes benötigt der Landkreis Northeim laufend interessierte und motivierte Mitarbeiterinnen* und Mitarbeiter*. Dafür würde der Landkreis Northeim im Falle einer Einstellung auch Sie gerne als neues Stabsmitglied gewinnen!

Das sollten Sie darüber hinaus wissen:

Der Landkreis Northeim ist seit 2007 nach dem Audit „berufundfamilie“ zertifiziert. Für nähere Informationen zum Landkreis Northeim steht die Homepage www.landkreis-northeim.de zur Verfügung.

Eine Schwerbehinderung ist kein Hinderungsgrund für Ihre Bewerbung. Bei gleicher Eignung und Befähigung werden Sie sogar vorrangig berücksichtigt.

Datenschutz nehmen wir ernst. Ihre Unterlagen werden nach den Grundsätzen der Datenschutz-Grundverordnung vertraulich behandelt und nach Abschluss des Verfahrens gelöscht.

Bitte bewerben Sie sich bis einschließlich 22.09.2024 ausschließlich über unser Online-Bewerbungsportal.

Bereichern Sie mit Ihrer Bewerbung die Vielfalt unserer Kreisverwaltung und bewerben Sie sich am besten noch heute…

Wir freuen uns auf Sie!