Office Manager*in (w/m/d) im Sekretariat

Detailansicht des Stellenangebots Stellendetails zu: Office Manager*in (w/m/d) im Sekretariat Office Manager*in (w/m/d) im SekretariatKopfbereichArbeitSekretär/inOffice Manager*in (w/m/d) im SekretariatUniversitätsmedizin Göttingen G3-24VollzeitGöttingen, Niedersachsenab sofortunbefristetHeuteStellenbeschreibung

Ihre Aufgaben

Zu Ihren Aufgaben gehört die gesamte Büroorganisation für das Team der freigestellten Personalräte. Sie vereinbaren und koordinieren für zwölf Personen Termine mit Führungskräften der UMG - vom Vorstand bis zur Teamleitung. Sie sind aber auch die erste Kontaktperson für Kolleginnen und Kollegen, die sich mit oft sensiblen persönlichen Anliegen an den Personalrat wenden. Es gilt dafür absolute Vertraulichkeit. Sie sollten sowohl in Telefongesprächen wie auch im direkten Kontakt zugewandt und empathisch sein, aber dennoch sachlich bleiben. Die eigentliche Beratung ist Aufgabe der Personalrätinnen
Sie sind für die Organisation der wöchentlichen Personalratssitzung zuständig. Dazu zählt insbesondere die Einladung der Mitglieder und der Ersatzmitglieder entsprechend der gesetzlichen Vorgaben. Sie sind in der Regel in den Sitzungen anwesend und führen das Protokoll.
Die Korrespondenz nicht nur des Teams im Büro, sondern des gesamten Personalrats wird über das Sekretariat abgewickelt. Das bedeutet für Sie, dass Sie Standardschreiben eigenständig unterschriftsreif vorbereiten. Dazu zählt insbesondere die Kommunikation der Beschlüsse des Personalrats unter Beachtung der vorgeschriebenen Fristen. Sie sind ferner verantwortlich für die sachgerechte Ablage aller Vorgänge. Diese liegen in der Regel in Papierform vor. Bei der anstehenden Modernisierung der Prozesse wird Ihnen eine wichtige Rolle zufallen.
Zu den allgemeinen Aufgaben im Personalratsbüro gehört die administrative Organisation von Fortbildungen und Reisen, die Beschaffung von Büro- und Informationsmaterial und die Prüfung diesbezüglicher Rechnungen.
Sie werden viel mit besonders sensiblen persönlichen Daten konfrontiert sein. Für diese ist ein erhöhter Datenschutz zu beachten. Darüber hinaus unterliegt aber Personalratsarbeit insgesamt besonderer Vertraulichkeit..

Ihre Qualifikationen

Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als Bürokauffrau/Bürokaufmann, Rechtsanwaltsfachangestellte/Rechtsanwaltsfachangestellter und/oder mehrjährige Erfahrung in der öffentlichen Verwaltung. Darüber hinaus wären Grundkenntnisse über die Aufgaben einer betrieblichen Interessenvertretung (Personal- oder Betriebsrat oder Mitarbeitervertretung) von Vorteil.
Sie sollten sicher sein in den üblichen MS-Office-Anwendungen (Word, Excel und Outlook). Sie verfügen über Kenntnisse im Verwaltungsrecht, Personalvertretungsrecht, Datenschutz und Datensicherheit. Sicheres Deutsch in Wort und Schrift ist erforderlich, Grundkenntnisse in Englisch sind wünschenswert.

Wir bieten

einen sicheren Arbeitsplatz an einer renommierten Universitätsklinik in der Mitte Deutschlands
eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit als wichtiges Mitglied eines motivierten Teams
tarifgerechte Eingruppierung und weitere Vorteile des Tarifvertrages der Länder
Zusatzversorgung des öffentlichen Dienstes (VBL)
flexible Arbeitszeitgestaltung (Gleitzeit)
ein vielfältiges Fort- und Weiterbildungsprogramm
Angebote im Rahmen der Gesundheitsförderung
ein großes gastronomisches Angebot von der Mensa bis zum Restaurant
eine UMG-eigene Kindertagesstätte
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