Büromanagement und Projektassistenz

Ihre Aufgaben

• Empfang & Büroorganisation:
• Begrüßung und Betreuung von Besuchern.
• Büroverwaltung und Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs.
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie Organisation der Paketverteilung.
• Verwaltung des Bürogebäudes und der Ausstattung am Standort Bremen.
• Finanzielle & Administrative Unterstützung:
• Unterstützung bei der Budgetplanung und Buchführung.
• Schnittstelle zwischen Verwaltung und Personalwesen
• Projektunterstützung:
• Überwachung der Einhaltung von Projektzeitplänen.
• Organisation und Koordination von Besprechungen und Terminen.
• Kommunikation mit Auftraggebern, Lieferanten, eigenem Personal, Freiberuflern, Reedern und Behörden.
• Unterstützung bei der Erstellung und Verteilung von Berichten sowie anderer projektbezogener Dokumente.
• Organisation von Crewwechseln, einschließlich Unterkünften und Transport.
• Planung und Organisation von Offshore-Kursen sowie medizinischen Untersuchungen.
• Prüfung eingehender Rechnungen (z. B. von Reedern, Unterkünften und Lieferanten).
• Koordination von Materiallieferungen an Schiffe.

Ihr Profil

• Erfolgreicher Schulabschluss (z. B. Abitur oder vergleichbar).
• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in der Büroorganisation oder Projektassistenz.
• Fließende Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch (Wort und Schrift).
• Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten, sowohl mündlich als auch schriftlich.
• Ausgeprägtes Organisationstalent, Zeitmanagement und Multitasking-Fähigkeiten.
• Sicheres und freundliches Auftreten sowie ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten.