Die Gemeinde Belm (ca. 14.500 Einwohner) im Landkreis Osnabrück sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt qualifiziertes Personal (w/m/d) für den Aufgabenbereich
Assistenz des Verwaltungsvorstands
Die zu besetzende Stelle ist dem Verwaltungsvorstand zugeordnet. Es handelt sich um eine unbefristete Vollbeschäftigung (39 Wochenstunden). Die Stelle ist bei sich entsprechenden Bewerbungen mit ergänzenden Arbeitszeiten grundsätzlich teilzeitgeeignet.
Zum Aufgabengebiet gehören:
Gesamtkoordination und zentrale Anlaufstelle in allen Angelegenheiten des Verwaltungsvorstands (gemeinsames Sekretariat des Bürgermeisters sowie des Allgemeinen Stellvertreters)
Assistenz- und Sekretariatsaufgaben für den Verwaltungsvorstand mit Koordination und Terminplanung
Vor- und Nachbereiten von Besprechungen des Verwaltungsvorstands mit Gästebewirtung
Sichten und Verwalten des E-Mailverkehrs für den Bürgermeisters; nach Absprache selbstständige Beantwortung oder Weiterleitung
Allgemeine Sekretariatsaufgaben, eigenständiges Verfassen von Schriftstücken nach kurzer inhaltlicher Vorgabe, Führen von Listen und Überwachung von Wiedervorlagen
Ratsinformationssystem - u.a. Mitarbeit im Sitzungsdienst, insbesondere Terminierung, Erstellung der Tagesordnung, Ladung und Sitzungsprotokolle, amtliche Bekanntmachungen, Datenpflege
Vorbereitung und Organisation von Feierlichkeiten und Ehrungen / Jubiläen
selbstständiges Erstellen und Organisieren der Korrespondenz, u.a. Glückwunschschreiben, Kondolenzschreiben etc.
Bearbeitung von Postein- und -ausgang; perspektivisch Mitarbeit bei der Einführung und Umsetzung des digitalen Posteingangs
Materialbewirtschaftung Rathaus inkl. Bestandskontrolle, Fahrzeugverantwortung (Dienstwagen Rathaus und Belm-Mobil), Abonnementverwaltung Fachliteratur, Presse und Publikationen
Terminverwaltung und Koordination der Besprechungsräume und des Ratssitzungssaals
Eine Änderung der Aufgabenzuweisung bleibt ausdrücklich vorbehalten.
Die Stelle wird in Abhängigkeit von den persönlichen Voraussetzungen und der Qualifikation vergütet nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) bis zur Entgeltgruppe 6.
Zur Erfüllung der Aufgabenstellungen wünschen wir uns folgende Kompetenzen:
Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Bereich Büromanagement oder vergleichbar. Sie zeichnen sich durch freundliches und sicheres Auftreten, gute Kommunikationsfähigkeiten aus und sind in hohem Maße engagiert, verantwortungsbewusst und belastbar.
In Ihrer Tätigkeit als Assistenz des Verwaltungsvorstands werden in besonderem Maße Eigenschaften wie z.B. Verschwiegenheit, Vertraulichkeit und Diskretion vorausgesetzt und erwartet. Eine strukturierte Arbeitsweise, sehr gute EDV-Kenntnisse, Eigeninitiative und Einsatzbereitschaft sowie die Bereitschaft zur teamorientierten Zusammenarbeit vervollständigen Ihr Profil.
Unser Angebot
Als familienfreundlicher Arbeitgeber bieten wir Ihnen einen konjunkturunabhängigen und krisensicheren Arbeitsplatz in einem interessanten, abwechslungsreichen und vielseitigen Aufgabengebiet, in welchem Sie weitgehend selbstständig arbeiten. Sie sind in einem Arbeitsumfeld mit einem hohen Maß an Eigenverantwortung und verlässlichen Arbeitsbedingungen tätig, in dem ein kollegialer und wertschätzender Umgang miteinander gepflegt wird. Flexible Arbeitszeiten (im Rahmen der dienstlichen Erfordernisse), die Sie dabei unterstützen, Familie und Beruf zu vereinbaren, runden unser Angebot ab. Sie erhalten eine tarifgerechte Bezahlung nach den Vorschriften des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst sowie attraktive Rentenzusatzversorgungsleistungen (VBL) und weitere Sozialleistungen (z.B. Jahressonderzahlung). Daneben bieten wir Ihnen die Möglichkeit zur Arbeit im Homeoffice, attraktive Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, Maßnahmen der Gesundheitsfürsorge und -vorsorge (z.B. Hansefit) sowie einen Zuschuss zu ÖPNV-Leistungen.
Die Gemeinde Belm setzt sich für die berufliche Gleichstellung der Geschlechter ein und strebt an, in allen Bereichen und Positionen Unterrepräsentanzen i.S.d. Niedersächsischen Gleichberechtigungsgesetzes (NGG) abzubauen. Wir fördern aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und begrüßen im Rahmen der rechtlichen Vorgaben für die ausgeschriebene Stelle Bewerbungen von allen Menschen, unabhängig von deren Geschlecht, kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Orientierung.
Personen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung nach Maßgabe der einschlägigen Vorschriften besonders berücksichtigt. Eine Schwerbehinderung / einen Gleichstellungsanspruch im Sinne der Vorschriften nach §§ 151 ff SGB IX bitte ich zur Wahrung Ihrer Interessen in der Bewerbung zu benennen und nachzuweisen.
Wenn wir Ihr Interesse an einer Mitarbeit bei der Gemeinde Belm geweckt haben, nehmen wir Ihre Bewerbung gern bis zum 25. Oktober 2024 entgegen.
Die Übermittlung der Bewerbungsunterlagen kann bevorzugt auf elektronischem Weg über das Bewerbungsportal der Gemeinde Belm, per E-Mail an kuffner@belm.de oder auf dem Postweg an die
Gemeinde Belm
Fachbereich I - Zentrale Dienste / Personal
Marktring 13
49191 Belm
erfolgen.
Für Rückfragen steht Ihnen Frau Kuffner unter der Tel.-Nr. 05406 505-37 oder per E-Mail an kuffner@belm.de zur Verfügung.
